Лучше промолчать: 7 тем, о которых никогда не следует писать по email

"Все, что вы скажете, может быть использовано против вас". Тоже самое касается и того, что вы напишете. Вспомните громкие истории о политиках и бизнесменах, в которых фигурировала их переписка.

Если вы думаете, что эта проблема может возникнуть только у сильных мира сего, вы ошибаетесь. Даже обычное письмо коллеге, может сослужить вам недобрую службу, если в нем будет написано то, что можно интерпретировать как искажение действительности, клевету, домогательства и т. п.

Подпишитесь на канал DELO.UA

Ваш список "никогда не пиши о…" должен соответствовать следующему контрольному списку:

Проблемы с продуктивностью

Предположим, что во время переговоров о повышении вы заявляете о том, что готовы взять на себя дополнительные обязанности по исправлению "проблем и неэффективности" в вашем отделе. А теперь представьте, что через пару дней вас неожиданно вызывают на собрание высшего руководства, чтобы вы объяснили свои "уничижительные" и "нелояльные" комментарии о компании, написанные в вашем электронном письме со ссылкой на "проблемы и неэффективность". Конечно, ваше объяснение "добрых намерений" может вас спасти, а может и нет.

Или, общаясь с коллегой-другом, вы решаете поделиться своим мнением о чьей-то работе и пишете: "Степан вечно опаздывает" или "Ира вообще не напрягается" и т.д. Велика вероятность того, что эта информация рано или поздно дойдет до человека, о котором вы пишете. Письмо могут случайно переслать, не заметив оскорбительного комментария, а могут воспользоваться этим письмом против вас намеренно.

Неправда о конкурентах

Если вы говорите потенциальному клиенту, что в различных исследованиях виджет конкурента показал "чрезмерную нагрузку на движок, которая может сократить срок службы продукта", лучше бы, чтобы это было правдивой и общедоступной информацией. Утверждения по типу "недобросовестные методы работы", "завышенные цены", "необоснованная экономия на производстве" и другие подобные высказывания могут в лучшем случае лишить вас клиента, а в худшем — ваша компания окажется в суде.

Читайте также: Чем меньше, тем лучше: 5 супер-коротких писем, которые нужны каждому

Современное программное обеспечение позволяет находить все, что нужно и юристы часто этим пользуются при разработке плана защиты. Они могут искать фразы, которые предполагают, что кто-то обеспокоен проблемой: "вынужден взять отпуск", "серьезные опасения по этому поводу", "сопротивляться", "не могу позволить никому узнать об этом", "обращайтесь с любыми вопросами по этому поводу напрямую ко мне", "не забудьте удалить это письмо".

Обязательства по продуктам или услугам

Представьте, что ваш коллега Алексей упомянул вас в письме, адресованном руководителю, где написал: "Нужно ли нам провести дополнительные испытания системы XYZ, прежде чем перейти к следующему этапу?" Теперь вы "в курсе" этой ситуации и это подтверждено письменно.

Предположим, вы не ответили коллеге, потому что считаете, что инженеры должны решать этот вопрос между собой. В конце концов, вы всего лишь продавец. Ваш адрес находится в копии письма только для того, чтобы вы знали информацию и, при необходимости, могли объяснить клиенту, почему сдвигаются сроки поставки.

Если начнется какое-то разбирательство по этому вопросу, вас обязательно спросят, почему вы не отнеслись к "предупреждению" серьезно; почему не ответили; беспокоило ли вас то, что увеличение затрат на дополнительное тестирование снизит прибыль компании и ваши комиссионные с продаж? Обратите внимание, как предыдущий невинный вопрос Алексея превратился в "предупреждение".

Подумайте, какие электронные письма могут нанести ущерб вашей деятельности и карьере. Даже если вы уверены, что ваша электронная переписка напрямую не касается производственных вопросов, способных вызвать двойственное понимание, старайтесь контролировать то, что пишете и то, что приходит вам.

Размер зарплаты

Если ваша компания не придерживается политики открытого обсуждения размеров компенсаций, воздержитесь от обсуждения зарплат, бонусов, комиссионных, вознаграждений или других специальных финансовых договоренностей.

Читайте также: Ловушки емейл: как избавиться от бесконечного потока писем

Гендерная или дискриминирующая информация

Все сказано в заголовке. Шутки, ссылки, истории, анекдоты и даже, на первый взгляд, безобидные фразы, могут быть неверно истолкованы другими людьми.

Выговоры и порицания

Когда вы как руководитель отправляете кому-то электронное письмо о незначительном происшествии, само "письменное сообщение" вызывает у сотрудника тревогу. Он может читать и перечитывать это письмо много раз, пытаясь заглянуть между строк. Насколько серьезно это "предупреждение"? Будет ли следующее электронное письмо или звонок означать увольнение? Гораздо лучше обсудить ошибку или просчет с человеком лично.

Лидерские компетенции

Жалобы на высшее руководство очень похожи в большинстве организаций:
–– "Нас не слушают, а мы на передовой".
–– "Когда дело доходит до урезания бюджета, лицемерие становится все более очевидным. Я бы хотел, чтобы высшее руководство взяло на себя некоторую ответственность за потерянные контракты".
–– "Руководителей много, а работать никто не хочет".

Такие комментарии часто доходят до самого верха и чем это может закончиться, не знает заранее никто. Всегда помните, что даже невинные, простые вопросы и сообщения могут быть неправильно понятыми, искаженными и вырванными из контекста.

Источник